Quelles informations sur les salariés peut exiger le CSE au regard de son activé sociale et culturelle ?

Lorsque le CSE établit un « quotient » ou un « barème » dans sa gestion des œuvres sociales afin que les salariés bénéficient de ces prestations au regard de leur situation dans l’entreprise et/ou de leur situation familiale, il a besoin d’informations concernant ces attributaires afin de calculer au mieux la somme ou le pourcentage de participation auxquels ont droit ces personnes tant pour des chèques cadeaux que pour des activités de loisir.

Cette pratique du « quotient » ou « barème » est très répandue et légitime. Chaque CSE peut, de préférence dans son règlement intérieur, déterminer sa politique sociale et est souverain dans la détermination dans son orientation sociale et culturelle.

Pour établir ces données, le CSE a besoin de deux sources d’informations : l’une venant de l’entreprise, l’autre émanant des salariés :

1. Premièrement, pour faciliter la collecte des données, il est utile de se retourner d’abord vers l’employeur afin d’obtenir le fichier du personnel dans lequel sont mentionnées des données telles que le nom, prénom, date de naissance, lieu de travail, l’emploi, la qualification, la date d’entrée dans l’entreprise et le type de contrat.

Notez que certaines entreprises acceptent de transmettre ces informations au CSE afin qu’elles soient utilisées dans le cadre des activités sociales et culturelles mais, en droit, votre employeur n’est pas tenu de vous fournir ces renseignements. En effet, un arrêt de cour de cassation traitant de ce sujet a décidé que le fichier du personnel ne fait pas partie du « matériel nécessaire au CSE » (CE à l’époque) et n’a donc pas à être transmis.

> Cass. soc., 2 juin 1993, n° 91-13901.

Nous pensons qu’il faut insister sur ce sujet car pour la CNIL la condition requise à la collecte des données est  « le consentement préalable des personnes afin qu’elles puissent s’y opposer". Cela signifie que les données figurant dans le fichier de l’entreprise sont « juridiquement transférables » si les personnes sont informées au préalable et ne s’opposent pas à leurs transferts. Les résistances viennent seulement des entreprises.

2. Deuxièmement, pour finaliser le recueil d’informations dont le CSE a besoin il est aussi utile de demander des justificatifs des revenus « familiaux » qui relèvent du droit privé des personnes tels que les revenus, le nombre de parts fiscales, le nombre d’enfants et leur âge, les fiches d’état civil ou le livret de famille afin de déterminer les ayants droits.

La notion de « famille » recouvrant des situations parfois complexes et des filiations croisées, il est donc indispensable que le CSE précise bien dans son règlement intérieur quelle est cette notion de « famille » en n’oubliant pas d’y inclure les enfants « à charge » dont la filiation n’est pas établie ainsi que les adoptions.

Le CSE a le droit d’exiger ces justificatifs mais dans le respect de l’article 9 du code civil qui dispose : « Chacun a droit au respect de sa vie privée ».

Par exemple, vous pourrez demander aux salariés de fournir leur « avis d’imposition » mais pas leur « déclaration de revenu » qui comporte des données relevant du domaine privé.

> Cass.civ., 29 mai 1984, n° 82-12232.

Notez que l’utilisation des donnés personnelles que vous recevez sont maintenant encadrées par le RGPD édicté par la CNIL pour respecter la loi informatique et libertés retoquée le 1^er juin 2019. Vous devrez donc informer tous les bénéficiaires, par exemple par affichage ou par mention sur le questionnaire à remplir de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition au traitement de leurs données.

Notez que les CSE sont néanmoins dispensés de déclaration préalable du système mis en œuvre pour recueillir et traiter les données personnelles des salariés > Délibération CNIL.

Sachez que si un salarié s’oppose à vous fournir sa feuille d’imposition, il en a le droit sans que vous puissiez l’écarter des activités ou des avantages servis mais, en retour, il ne peut prétendre ni à une réduction tarifaire ou à un montant auquel il aurait eu droit. Vous devrez lui accorder le bénéfice de l’œuvre sociale ou culturelles soit en lui faisant payer le tarif le plus haut ou soit en le faisant bénéficier de l’avantage le plus bas au regard de votre barème.

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