Règles applicables pour le remboursement des frais de déplacement des membres du Comité social et économique

Les représentants du personnel au CSE ont droit au remboursement des frais de déplacement (repas, transport, logement, etc...) qu’ils ont dû avancer pour remplir leurs missions.

Il existe deux types de frais de déplacement que peuvent effectuer les membres du CSE : ceux engagés pour rempli leur mission CSE et ceux engagés sur convocation de l’employeur.

1. Les déplacements pour effectuer une mission confiée par le CSE en rapport avec le fonctionnement de l’institution

Selon une lettre de l’inspection du travail en date du 26 août 2008, « tout membre du CE missionné par celui-ci a droit au remboursement des frais qu’il a engagé pour effectuer sa démarche (…), le budget de fonctionnement est fait pour ça (…). Le secrétaire du CE ne peut pas, même avec un vote majoritaire, apporter des restrictions à la participation d’un élu au fonctionnement du CE en lui refusant le remboursement de frais ».

Si le CSE envoie en mission un élu, les frais de déplacement sont à sa charge et sont imputés soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des activités sociales et culturelles, selon la nature de la mission confiée.

En outre, au titre de ces déplacements non liés aux réunions légales, le CSE est en droit d’imposer, après un vote de ses membres, une réglementation, telle que l’autorisation préalable de chaque mission par un vote majoritaire et la remise de justificatifs.

Rappelons que Le PV du CSE, régulièrement établi et adopté, fait foi jusqu’à preuve du contraire > Cass. soc., 16 juin 1960, n°58-40.241 et que le CSE est une institution où les décisions se prennent de manière collective.

2. Les déplacements pour se rendre aux réunions légales du CSE (ou du CSEC, ou du groupe)

Parfois les membres du comité social et économique effectuent des déplacements coûteux ou lointains lorsqu’ils sont convoqués à des réunions. C’est le cas des membres du CSE central qui sont  éclatés sur les différents territoires ainsi que pour les membres d’un CSE d’établissement en cas de dispersion des unités de production ou de service. Il existe aussi le cas particulier de l’unité économique et sociale regroupant des sites également dispersées géographiquement.

Ces frais de transport, repas ou hébergement sont un corolaire de la convocation elle-même, le représentant du personnel ni le CSE ne devant supporter ces coûts.

Les membres du CSE doivent se rendre fréquemment dans une autre ville afin de participer à des réunions. Les frais liés à ce type de déplacement qui ne rentrent pas dans le budget de fonctionnement du CSE doivent rester à la charge de l’employeur. En conséquence ces frais ne peuvent pas s’imputer sur le budget de fonctionnement et doivent être remboursés par l’employeur > Cass. soc., 28 mai 1996, n°94-18.797, entre autres jurisprudences.

Rappelons en plus la teneur de l’article > L2315-1 du code du travail qui est venu entériner une partie de cette jurisprudence :

« Les conditions de fonctionnement du comité social et économique doivent permettre une prise en compte effective des intérêts des salariés exerçant leur activité hors de l'entreprise ou dans des unités dispersées. »

Sur le plan juridique, le CSE ne doit pas procéder aux remboursements de ces frais car ce serait soustraire une partie des fonds destinés au fonctionnement de l’institution et cette pratique pourrait être requalifié en « détournement de fonds » ou même en « délit d’entrave » !

La jurisprudence sociale est nombreuse et constante sur l’obligation du remboursement des frais de déplacement des membres du CSE lorsqu’ils sont convoqués à des réunions. La chambre criminelle a quant à elle jugé que le refus de remboursement par l’employeur était constitutif du délit d’entrave

> Cass. crim., 22 nov. 2005, n°04-87.451.

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